Remplir sans cesse les mêmes informations dans des questionnaires, des formulaires administratifs ou des demandes de financement est une réalité bien connue dans les établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Avec EXPATS (Explainable Autofill for Trustworthy Surveys), la Haute École PXL développe un outil basé sur l’intelligence artificielle capable de simplifier considérablement ces démarches. Grâce au soutien du GÉANT Innovation Programme, ce projet innovant a pu évoluer jusqu’à devenir un prototype pleinement opérationnel.
Moins de copier-coller, plus de temps pour l’essentiel
Quiconque a déjà rédigé une proposition de projet, une demande de subvention ou rempli un questionnaire administratif sait combien il est fastidieux de rechercher, copier et réencoder sans cesse les mêmes informations. C’est précisément ce constat qui a conduit les chercheurs de la Haute École PXL à imaginer EXPATS.
« Nous avons constaté que les utilisateurs devaient très souvent ressaisir des informations déjà disponibles ailleurs. Avec EXPATS, nous voulons rendre ces démarches administratives beaucoup plus efficaces », explique Servaas Tilkin, chercheur appliqué à la Haute École PXL.
L’outil exploite l’intelligence artificielle pour retrouver les informations pertinentes dans les sources sélectionnées par l’utilisateur. Il propose ensuite des réponses susceptibles de compléter automatiquement les champs d’un questionnaire ou d’un formulaire.
L’utilisateur garde toutefois le contrôle à chaque étape. Chaque proposition est accompagnée d’une référence vers la source utilisée, ce qui lui permet d’accepter, de modifier ou de rejeter la suggestion avant de la valider.
La protection des données au cœur du projet
Si l’intelligence artificielle constitue le moteur d’EXPATS, la protection de la vie privée a été intégrée dès la conception du projet.
Les utilisateurs choisissent eux-mêmes les documents ou les sites web que l’outil est autorisé à consulter. Seules les sources explicitement sélectionnées sont donc prises en compte. En outre, chaque utilisateur travaille dans une session sécurisée et isolée, automatiquement supprimée après un certain temps.
Le service de recherche de la Haute École PXL a également développé une seconde application pouvant s’intégrer aux logiciels de création d’enquêtes. Celle-ci propose un espace de conversation dans lequel les utilisateurs peuvent partager des documents, des exemples ou tout autre contenu utile à la conception d’un questionnaire. Le modèle de langage les accompagne ensuite dans l’élaboration d’une enquête de qualité.
Une fois le questionnaire finalisé, celui-ci peut être exporté dans différents formats ou généré directement dans les plateformes d’enquête compatibles avec l’outil.
Du prototype à la phase pilote
Grâce à une subvention de 50 000 euros accordée dans le cadre du GÉANT Innovation Programme, la Haute École PXL a pu transformer le concept d’EXPATS en un prototype fonctionnel.
Au-delà du soutien financier, PXL souligne également la qualité de l’accompagnement offert par GÉANT tout au long du projet. Un mentor dédié a suivi l’équipe de recherche et l’a mise en relation avec plusieurs experts du domaine.
« Les retours de GÉANT se sont révélés particulièrement précieux. C’est notamment grâce à ces échanges que nous avons ajouté une fonctionnalité permettant de transférer une session à un collègue. Cette option facilite la collaboration sur des questionnaires complexes, tout en garantissant un haut niveau de protection des données. »
Servaas Tilkin, chercheur appliqué à la Haute École PXL
Une opportunité pour la communauté Belnet
La prochaine étape du projet consiste à lancer une vaste phase pilote. La Haute École PXL souhaite tester l’outil à plus grande échelle et étudier les possibilités d’intégration avec les principales plateformes de questionnaires utilisées aujourd’hui. Dans cette optique, une étude de marché approfondie sera menée au cours du second semestre 2026.
Bien qu’EXPATS soit encore en cours de développement, il offre déjà des perspectives intéressantes pour les organisations membres de la communauté Belnet.
« EXPATS sera mis gratuitement à disposition des NREN européens ainsi que de leurs établissements d’enseignement et de recherche affiliés pour tout usage non commercial », précise Servaas Tilkin. « Les autres membres de la communauté Belnet pourront donc également utiliser notre outil dans les mêmes conditions. »
La Haute École PXL tire un bilan très positif de sa participation au GÉANT Innovation Programme. « Nous réfléchissions à cette idée depuis un certain temps déjà », conclut Servaas Tilkin. « Il nous manquait cependant le cadre adéquat pour développer ce cas d’usage spécifique. Le GÉANT Innovation Programme est arrivé au moment idéal et répondait parfaitement à nos besoins. »
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